Bilan annuel du vidangeur agréé : quoi envoyer au préfet avant le 1er avril

Tout vidangeur agréé doit adresser au préfet, avant le 1er avril, le bilan de ses vidanges de l'année précédente. Ce bilan annuel donne au minimum le nombre d'installations vidangées par commune avec les volumes, les quantités envoyées vers chaque filière d'élimination, l'état des moyens de vidange et leurs évolutions, avec en annexe une attestation signée de chaque filière. Le bilan et le registre des bordereaux se conservent dix ans.

Ce que dit l'arrêté du 7 septembre 2009 sur le bilan annuel

L'obligation figure à l'article 9 de l'arrêté du 7 septembre 2009 définissant les modalités d'agrément des personnes réalisant les vidanges. Le texte est court. Un bilan d'activité de vidange de l'année antérieure est adressé au préfet « avant le 1er avril de l'année suivant celle de l'exercice de son activité ». Il comporte a minima :

• « les informations concernant le nombre d'installations vidangées par commune et les quantités totales de matières correspondantes » ;
• « les quantités de matière dirigées vers les différentes filières d'élimination » ;
• « un état des moyens de vidange dont dispose la personne agréée et les évolutions envisagées ».

Il comprend en annexe « une attestation signée par le responsable de chaque filière d'élimination », indiquant notamment la quantité de matières livrée. Pour l'activité de 2026, le bilan doit donc parvenir à la préfecture au plus tard le 31 mars 2027.

Les arrêtés préfectoraux d'agrément peuvent reprendre ces obligations mot pour mot. C'est le cas, par exemple, de l'arrêté d'agrément d'une entreprise du Cher pris en 2023, qui fixe aussi un volume maximal annuel de 350 m³ et la station de dépotage. Relisez le vôtre avant de préparer le bilan.

Le contenu du bilan, rubrique par rubrique

L'arrêté ne fournit pas de formulaire national. Certaines préfectures proposent un modèle, comme celui diffusé par la préfecture de la Loire. Il suit l'ordre du texte et donne une bonne idée de ce qu'attendent les services.

Rubrique	Ce qu'on attend	Où trouver l'information
Présentation de l'entreprise	Raison sociale, adresse, SIREN, dirigeant, interlocuteur pour le dossier	Kbis, arrêté d'agrément
Installations vidangées par commune	Une ligne par commune : nombre d'installations, volume en m³	Registre des bordereaux
Quantité totale de l'année	Total des m³ collectés	Registre des bordereaux
Quantités par filière	Volume déposé dans chaque station ou épandu	Lieu d'élimination porté sur chaque bordereau
État des moyens	Personnel affecté à la vidange, camions (hydrocureurs, recycleurs…)	Registre du personnel, cartes grises
Évolutions envisagées	Embauche, achat ou vente de camion, ou aucune modification	Votre projet pour l'année
Annexes	Attestation signée de chaque filière ; dans le modèle de la Loire, conventions de dépotage renouvelées et, en cas d'épandage, arrêté du plan d'épandage et extrait de son registre	Stations, dossier du plan d'épandage

Le modèle de la Loire demande aussi que les attestations mentionnent les volumes reçus entre le 1er janvier et le 31 décembre. Demandez-les tôt pour ne pas dépendre, fin mars, des délais de réponse des stations.

Le registre des bordereaux, base du bilan

Le bilan se construit à partir du registre. Le même article 9 impose un bordereau de suivi en trois volets pour chaque vidange, signé par le propriétaire et le vidangeur pour le volet du client, et par les trois parties pour les volets du vidangeur et de la filière. L'annexe II de l'arrêté fixe son contenu minimal : numéro, numéro d'agrément et date de fin, immatriculation du camion, nom de l'opérateur, coordonnées du propriétaire et de l'installation, date, nature et quantité des matières, lieu d'élimination.

La personne agréée tient un registre de ces bordereaux, « classé par dates », tenu « en permanence à la disposition du préfet et de ses services ». Sa durée de conservation est de dix ans, comme celle du bilan. Deux autres règles de l'arrêté pèsent sur le bilan :

• le vidangeur doit pouvoir justifier « à tout instant » du devenir des matières dont il a pris la charge (article 9) ;
• le mélange de matières prises en charge par plusieurs vidangeurs agréés est interdit, sauf autorisation spécifique du préfet (article 8).

Pour vos clients, le volet qu'ils gardent est la preuve d'entretien que demandera le SPANC lors de son contrôle ; notre article sur le vidangeur agréé leur explique quoi y vérifier.

Un registre tenu au fil de l'eau rend le bilan presque mécanique. Un carnet à reconstituer en mars, à partir de souches incomplètes, le rend pénible et fragile.

Ce que risque une entreprise qui n'envoie pas son bilan

Le bilan fait partie des obligations de l'arrêté. L'article 6 donne au préfet plusieurs moyens d'action :

• des contrôles des déclarations et du respect des obligations, qui « peuvent être inopinés » ;
• le retrait ou la modification de l'agrément, après une mise en demeure restée sans effet et l'avis du conseil départemental de l'environnement et des risques sanitaires et technologiques (CODERST), notamment en cas de non-respect des obligations de l'arrêté ;
• la suspension ou la restriction de l'agrément pour une durée « n'excédant pas deux mois ».

Pendant une suspension ou après un retrait, l'entreprise ne peut plus vidanger. Après un retrait, elle ne peut pas redemander d'agrément avant six mois.

Préparer son bilan : conseils pratiques

1. Faites un bilan par agrément. Chaque agrément est délivré par le préfet du département où l'entreprise est domiciliée : si vous en détenez plusieurs, chaque préfet attend le bilan de l'activité qu'il a agréée. Profitez-en pour vérifier que votre agrément figure avec la bonne date de fin sur la liste de la préfecture, que Fosseo reprend dans sa liste par département.
2. Demandez les attestations aux stations dès janvier, pour la période du 1er janvier au 31 décembre.
3. Rapprochez les volumes. Le total de vos bordereaux par station doit correspondre aux attestations. Un écart peut venir d'un bordereau annulé, d'un dépotage refusé ou d'une erreur de saisie : notez la raison.
4. Harmonisez les noms de communes. Une même commune écrite de trois façons fausse le tableau. Le code postal ou le code INSEE aide à regrouper.
5. Comparez avec votre arrêté. Si vous avez changé de station, ou si votre activité dépasse le volume maximal annuel prévu, l'article 6 vous demande de faire connaître « dès que possible » au préfet toute modification affectant les éléments de votre demande, « en particulier » votre filière d'élimination, et de solliciter une modification de votre agrément.
6. Rédigez l'état des moyens en quelques lignes : effectif, nombre et type de camions, changements prévus.
7. Envoyez le bilan au service qui instruit les agréments, souvent la direction départementale des territoires, et gardez la preuve d'envoi.
8. Archivez le bilan et ses annexes avec le registre, pour dix ans.

Préparer le bilan à partir de bordereaux numériques

Sur Fosseo, le bordereau se remplit et se signe sur téléphone, et chaque bordereau validé entre dans un registre qui ne peut plus être modifié. Le bilan est calculé à partir de ce registre, par département d'agrément : installations et volumes par commune, volumes livrés et réceptionnés par filière, camions utilisés, avec un PDF prêt à adresser au préfet. Il vous reste à joindre les attestations des stations et à compléter l'état des moyens (effectif, évolutions envisagées), que le PDF ne contient pas. Le bilan fait partie de la formule Pro, à 39 € HT par mois ou 390 € HT par an ; la présentation pour les professionnels détaille le fonctionnement.

Questions fréquentes

Faut-il envoyer un bilan si je n'ai fait aucune vidange dans l'année ?

L'arrêté ne prévoit pas d'exception. Un bilan indiquant zéro installation vidangée, avec l'état de vos moyens et vos projets, évite toute ambiguïté auprès de la préfecture. Gardez-en une copie comme pour les autres années.

À qui envoyer le bilan annuel ?

Au préfet du département qui vous a délivré l'agrément. En pratique, le dossier est suivi par le service chargé des agréments de vidangeurs, souvent la direction départementale des territoires (DDT ou DDTM). En cas de doute, demandez à la préfecture quel service le reçoit.

Existe-t-il un modèle officiel de bilan ?

Pas au niveau national : l'arrêté fixe seulement un contenu minimal. Certaines préfectures, comme celle de la Loire, diffusent un modèle. Si la vôtre en propose un, utilisez-le.

Combien de temps garder les bordereaux et le bilan ?

Dix ans. L'article 9 de l'arrêté fixe cette durée pour le registre des bordereaux comme pour le bilan, conservés dans les archives de l'entreprise.