Bordereau de suivi des matières de vidange : contenu, signatures et conservation

Le bordereau de suivi des matières de vidange est le document que le vidangeur agréé établit à chaque vidange. Il prouve qui a vidé la fosse, quand, quelle quantité, et où les boues ont été traitées. Il compte trois volets : un pour vous, un pour le vidangeur, un pour la station qui reçoit les matières. Le vôtre est votre preuve d'entretien face au SPANC et lors d'une vente : gardez-le avec les papiers de la maison.

Le bordereau de suivi, c'est quoi exactement ?

Le bordereau est prévu par l'article 9 de l'arrêté du 7 septembre 2009 qui fixe les règles d'agrément des vidangeurs. Le texte part d'une obligation simple : la personne agréée doit pouvoir justifier « à tout instant » du devenir des matières dont elle a pris la charge. Le bordereau est l'outil de cette traçabilité.

Il suit les boues de votre fosse jusqu'à leur destination. Votre volet prouve que la vidange a eu lieu. Celui de la station prouve que les matières y sont arrivées. Celui du vidangeur relie les deux.

Ce n'est pas une facture. La facture dit ce que vous avez payé ; le bordereau dit ce qui a été vidé et où c'est parti. Selon les entreprises ou les collectivités, le document peut s'appeler bordereau, certificat ou bon d'intervention : peu importe son nom, ce qui compte est qu'il porte les mentions prévues par l'arrêté.

Qui remplit et qui signe le bordereau de vidange ?

C'est le vidangeur qui l'établit, pour chaque vidange, en trois volets. Les signatures ne sont pas les mêmes sur chaque volet.

Volet	Qui le garde	Qui le signe	Vos coordonnées y figurent
1	Le propriétaire de l'installation	Le propriétaire et le vidangeur	Oui
2	Le vidangeur agréé	Le propriétaire, le vidangeur et la station	Oui
3	Le responsable de la filière d'élimination (station d'épuration ou autre site)	Les trois parties	Non

Le troisième volet ne mentionne ni les coordonnées du propriétaire ni celles de l'installation : l'arrêté le prévoit « par mesure de confidentialité ». La station connaît les quantités reçues et le vidangeur qui les apporte, sans savoir chez qui elles ont été pompées.

En pratique, vous signez à la fin de la vidange, après avoir vérifié les informations. Le vidangeur fait ensuite signer la station lors du dépotage.

Ce que doit contenir un bordereau de suivi des matières de vidange

L'annexe II de l'arrêté fixe le contenu minimal. On peut le lire en trois blocs.

Qui a vidé :

• un numéro de bordereau ;
• le nom et l'adresse de l'entreprise agréée ;
• son numéro départemental d'agrément et la date de fin de validité de l'agrément ;
• l'immatriculation du véhicule ;
• les nom et prénom de la personne qui a réalisé la vidange.

Chez qui et quoi :

• les coordonnées du propriétaire et celles de l'installation vidangée ;
• la date de la vidange ;
• la désignation des sous-produits vidangés (fosse, bac à graisse, etc.) ;
• la quantité de matières vidangées.

Où c'est parti :

• le lieu d'élimination des matières de vidange.

Chaque ligne a son utilité. Le numéro d'agrément et sa date permettent de vérifier que l'entreprise était agréée le jour de la vidange, sur la liste de la préfecture. La quantité et la date montrent au SPANC que la fosse a été vidée à temps. Le lieu d'élimination prouve que les boues ne sont pas parties n'importe où. Notre article sur le vidangeur agréé explique comment contrôler l'agrément.

Combien de temps garder le bordereau de vidange ?

Pour le vidangeur, la règle est claire : il tient un registre de ses bordereaux, classé par dates, à la disposition du préfet, et le conserve dix ans (article 9).

Pour le propriétaire, l'arrêté national ne fixe pas de durée. Certaines préfectures vont plus loin dans leurs documents : le dossier type de demande d'agrément de la DDTM de la Somme indique que la durée de conservation des volets « par leur détenteur est fixée à 10 ans ».

Le conseil le plus sûr est donc de garder tous vos bordereaux, au moins dix ans. Deux raisons à cela. Le contrôle périodique du SPANC peut n'avoir lieu que tous les dix ans, plafond rappelé par l'article 7 de l'arrêté du 27 avril 2012 : le technicien regardera les vidanges faites depuis sa dernière visite. Et en cas de vente, une série de bordereaux montre à l'acheteur une installation suivie.

Rangez-les avec le dernier rapport du SPANC et le guide d'utilisation de l'installation. Une photo ou un scan évite de tout perdre si le papier s'abîme.

À quoi sert le bordereau : contrôle du SPANC et vente

Lors du contrôle du SPANC

Quand la commune n'assure pas elle-même l'entretien, l'arrêté du 27 avril 2012 cite les bordereaux de suivi des matières de vidange parmi les documents qui attestent de l'entretien (article 4). Pour les installations qui demandent un entretien plus régulier, comme celles à éléments électromécaniques, la commune peut aussi demander ces justificatifs entre deux contrôles (article 7).

Sans bordereau, vous n'avez aucune preuve des vidanges faites. Notre article sur le contrôle du SPANC détaille le déroulement de la visite.

Lors de la vente de la maison

Le vendeur doit fournir le rapport de contrôle du SPANC daté de moins de trois ans. Les bordereaux ne remplacent pas ce rapport, mais ils l'accompagnent utilement : ils montrent les vidanges faites, leurs dates et les quantités. Transmettez-les à l'acheteur avec le dossier de la maison. Tout le processus est expliqué dans notre article sur la vente d'une maison avec fosse septique.

Bordereau perdu, incomplet ou absent : que faire ?

Si vous avez perdu votre volet, demandez une copie au vidangeur. Il conserve le sien dans son registre pendant dix ans, et ce volet porte vos coordonnées et celles de l'installation.

Si le bordereau est incomplet, signalez-le avant de signer : une date de fin d'agrément manquante ou un lieu d'élimination non renseigné doivent être complétés sur place.

Si le vidangeur ne vous remet aucun bordereau, réclamez-le. L'arrêté impose un bordereau pour chaque vidange. Une entreprise qui ne peut pas en fournir un pose question, à commencer par son agrément.

Côté vidangeur : registre, bilan et bordereau sur téléphone

Pour l'entreprise agréée, le bordereau n'est que le début. Les bordereaux forment le registre de dix ans, et le registre sert à établir le bilan annuel à adresser au préfet avant le 1er avril. Notre fiche gratuite sur le bordereau et le bilan du vidangeur résume ces obligations en deux pages, et l'article sur le bilan annuel du vidangeur agréé détaille sa préparation.

L'arrêté fixe le contenu et les signatures du bordereau, pas son support. Fosseo propose aux vidangeurs agréés de le remplir sur téléphone, signé au doigt par le client, avec les trois volets envoyés en PDF et un registre qui ne peut plus être modifié. C'est gratuit jusqu'à cinq bordereaux par mois, puis 39 € HT par mois avec la formule Pro ; la page pour les professionnels détaille le fonctionnement.

Questions fréquentes

Le bordereau de suivi est-il obligatoire ?

Oui. L'article 9 de l'arrêté du 7 septembre 2009 impose au vidangeur agréé d'établir un bordereau en trois volets pour chaque vidange. Le propriétaire en garde un, signé par lui et par le vidangeur.

Combien de temps garder son bordereau de vidange ?

L'arrêté national ne fixe pas de durée pour le propriétaire ; il impose dix ans au vidangeur pour son registre. Certaines préfectures, comme celle de la Somme, indiquent dix ans pour chaque détenteur. Garder tous ses bordereaux au moins dix ans couvre l'intervalle maximal entre deux contrôles du SPANC.

Un bordereau rempli sur tablette ou téléphone est-il valable ?

L'arrêté définit le contenu minimal et les signatures, sans imposer de papier. Un bordereau électronique qui comporte toutes les mentions de l'annexe II et les signatures prévues répond à ces exigences. Gardez le PDF reçu comme vous garderiez le papier.

Que vérifier avant de signer le bordereau ?

Votre nom et l'adresse de la maison, la date, la nature de ce qui a été vidé, la quantité, le numéro d'agrément avec une date de fin postérieure au jour de la vidange, et le nom de la station ou du site qui recevra les matières. Une rubrique vide doit être complétée avant votre signature.